Bürokratiekosten

Der bürokratische Wahnsinn kennt offenbar keine Grenzen. Obwohl die Politik in den Medien das Gegenteil fordert, rollt derzeit eine nie gekannte Welle von Regulierungen und Berichtspflichten auf den Mittelstand zu, wie z. B. Lieferkettengesetz, Gebäudeenergiegesetz und Nachhaltigkeitsberichtserstattung. Das kostet wertvolle Zeit und damit viel Geld. Doch auch intern gibt es in vielen Unternehmen eine selbst verschuldete Bürokratie. Hier einige Wege zur Entlastung.

Externe Bürokratiekosten

Gegen die überbordenden Vorschriften, die von der EU und der Bundesregierung erlassen werden, kann sich der Mittelstand nur begrenzt wehren. Die großen Konzerne und ihre internationalen Anwaltskanzleien haben in den letzten Jahren über Ihre Lobby-Organisationen anscheinend einen zu starken Einfluss auf die Politik erlangt. Der Mittelstand hat dem nicht viel entgegenzusetzen. Die mittelständische Verbändelandschaft ist dafür zu zersplittert. Eine wirkungsvolle Machtbündelung kann so nicht stattfinden. Konzerne können sich die Bürokratie durch eigene Stäbe locker leisten, kleine und mittelgroße Unternehmen dagegen nicht. Sie finden derzeit offensichtlich auch nur wenig Gehör bei den Parteien in Deutschland. Auch das jüngst verabschiedete Bürokratieentlastungsgesetz geht nicht an das wirkliche Übel und ist daher eher eine PR-Aktion der Politik. Für den Mittelstand gibt es drei Wege, um die wachsenden externen Bürokratiekosten zumindest abzuschwächen.

• Kräftebündelung: Alle mittelständischen Verbände müssen sich zusammentun und dem Konzern-Lobbyismus politisch etwas Adäquates entgegensetzen.
• Kooperationen: Mittelständler müssen über ihre Verbände oder eigeninitiativ regional über Branchengrenzen hinweg kooperieren und gemeinsame Stäbe oder Serviceeinheiten für die Bürokratieabwicklung aufbauen.
• Digitalisierung: Die Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen sowie das Schreiben von Berichten kann durch KI zunehmend digitalisiert werden. Hierfür gibt es auch immer mehr Startups, die solche Leistungen anbieten.

Interne Bürokratiekosten

Bürokratiekosten entstehen in mittelständischen Unternehmen aber auch selbstverschuldet durch ineffiziente Prozesse und Strukturen. Vor allem der sogenannte Overhead in der Verwaltung muss von Zeit zu Zeit zurechtgestutzt werden.

• Prozesseffizienz erhöhen: Administration tendiert generell zur Bürokratie. Meist handelt es sich um Routinearbeiten (z. B. Rechnungswesen), die strengen Gesetzen und Auflagen unterliegen und sich daher schnell "aufblähen". Überprüfen Sie daher Ihre Arbeitsprozesse regelmäßig. Legen Sie Arbeitsschritte zusammen, bestimmen Sie Prozessverantwortliche, nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung und vermeiden Sie bei der Geschäftsprozessabwicklung unnötige Medienbrüche.
• Profit Center einführen: Eine sehr wirkungsvolle Methode ist es, die internen Verwaltungsbereiche als eigene Profit-Center zu organisieren. Jeder administrative Bereich (z. B. Rechnungswesen, Recht, Personal, EDV) versteht sich danach als ein Dienstleistungsunternehmen, das zentrale Dienste (Shared Services) zu einem marktadäquaten Preis anbietet. Erforderlich ist hierfür, dass die Leistungen genau beschrieben und von den internen Kunden gewollt sind. Auch müssen sie preislich mit externen Anbietern vergleichbar sein. Üblich ist es, Verrechnungspreise für Einzelleistungen oder Pauschalen für dezidierte Ressourcenbereitstellungen zu vereinbaren. 
• Fremdvergabe: Der radikalste Ansatz besteht im Outsourcing von zentralen Diensten. In Konzernen wird es zunehmend beliebt, Rechnungswesen und EDV komplett an Externe zu vergeben. In kleinen Unternehmen ist die Fremdvergabe der Buchhaltung an Steuerberater oder der Rechtsfragen an Anwälte schon lange etabliert. Externe verfügen durch Spezialisierung über Fachwissen und Kostenvorteile. Durch Fremdvergabe gewinnen Sie auch Zeit für Ihre eigentlichen Kernprozesse. Allerdings verlieren Sie auch den direkten Zugriff auf Geschäftsprozesse. In der digitalen Welt gibt es mittlerweile viele Plattformen, bei denen Sie Leistungen fallweise einkaufen können.